Persondatapolitik

Opdateret 3. juli 2019

Frederikshavn Handelsskole: Persondatapolitik

For at kunne levere uddannelse er der vigtige personoplysninger, vi har behov for at behandle. Vores persondatapolitik er ment som en hjælp til at forstå, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til. Dette er vigtige oplysninger, så vi håber, at du vil tage dig tid til at læse dem.

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlige:

Kontaktoplysninger på persondataansvarlig

Du er velkommen til at kontakte vores IT-administration: sysadm@fhavnhs.dk, der er it-ansvarlig på skolen.

Dataansvarlig

Frederikshavn Handelsskole, Kirkegade 9, 9900 Frederikshavn, CVR. Nummer: 61841628.

Vores behandling af dine personoplysninger (formål)

Vi behandler personoplysninger, som du eller en anden part, eksempelvis en anden skole eller din arbejdsgiver, har udleveret til os i forbindelse med din optagelse på skolen.

Disse personoplysninger behandler vi for at kunne leve op til vores kontraktlige forpligtelser over for dig i forbindelse med din uddannelse.

Uden disse oplysninger vil vi ikke kunne tilbyde dig en uddannelse.

Typisk drejer det sig om disse personoplysninger:

Navn, adresse, telefon, e-mail,
Karakterer
Eventuelle fraværsoplysninger
Eventuelle oplysninger om værge

Tidsfrister for sletning/opbevaring

Vi stræber efter at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke længere har nogen relevans. Fagprøver opbevares i 12 måneder. Uddannelsesaftaler, praktikerklæringer og eksamensbeviser slettes aldrig.

Dine rettigheder efter persondataforordningen

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du disse rettigheder:

Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
Retten til at få dine personoplysninger slettet.
Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.
Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder bedes du kontakte vores IT-administration. Vi bestræber os på at kunne håndtere dine rettigheder inden for en tidsramme på 4 uger.

Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, eller påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger.

Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme. I disse situationer vil vi sikre en sletning så hurtigt som muligt.

Samtykke

Når du starter på skolen, beder vi om dit samtykke til at måtte bruge fotos, hvor du optræder, i trykte og digitale medier. Hvis du afgiver et samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage. Henvend dig på kontoret, så hjælper de dig med tilbagetrækningen. Du kan også skrive en mail til skolens IT-administration: sysadm@fhavnhs.dk.

Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet (https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/

Oplysninger, som vi videregiver

Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Frederikshavn Handelsskole, bortset fra følgendes situationer:

Med dit samtykke

Vi videregiver kun personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for skolen, hvis vi har dit samtykke.

Til ekstern databehandling

Vi videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser, som er aftalt i vores databehandleraftaler.

Af juridiske årsager

Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for Handelsfagskolen, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:

Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om vores uddannelser.

Informationssikkerhed

Vi arbejder løbende på at beskytte Frederikshavn Handelsskole og vores elever og kursister mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt på skolen:

Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.
Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på skolens vegne.
Tavshedserklæringer for personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
Vejledning og træning i sikker behandling af personoplysninger for personale med adgang til informationssystemer.
Gennemførelse af risikovurdering og dokumentation af alle systemer med personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen på Handelsfagskolen.

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder

Vi sikrer regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overholder også adskillige selvregulerende sikkerhedspolitikker. Hvis vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores brugere.

Ændringer

Vores privatlivspolitik kan ændres fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke.